introall .htm
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<html>
<head>
<title>Online Help</title>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8">
<link rel="stylesheet" href="../img/fontstyle_wev8.css" type="text/css">
</head>
<body bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">
<table width="100%" border="0" cellspacing="5" cellpadding="0" height="100%">
<tr>
<td class="title" height="30" colspan="2"><a href="../index.htm">在线手册</a>-><a href="intro.htm">系统整体介绍及安装</a>-><a href="introall%20.htm">系统使用规范</a></td>
<td height="30" nowrap><a href="#" onClick=history.back()>后退</a> <a href="#" onClick=history.forward()>前进</a> </td>
</tr>
<tr>
<td align="center" height="20" colspan="3">
<hr color=#ff0000 size="1">
</td>
</tr>
<tr>
<td valign="top" class=text> <b>一、 知识管理模块使用注意事项：</b><br>
1、 文档的创建<br>
1） 创建新的文档点击左边工作区域的"知识管理"旁边的<img src="../img/images/new_wev8.gif" width="23" height="23">
图标，这时会出现文档目录页面，用户需要选择一个目录存放新创建的文档；<br>
2） 在点击了相应的目录后会进入到新建文档页面，在"标题"处输入新建文档的标题，在下方空白处可以输入文档的内容；<br>
3） 当一片文档和某个客户、项目、人力资源、资产等相关时可以在新建文档时将相关的"客户"、"项目"、"人力资源""资产"等关联起来；<br>
2、 文档的状态<br>
4） 系统中文档的状态分为五种：草稿、打开、正常、退回、归档；<br>
5） 文档的共享权限有"查看"、"编辑"两种权限；
<p>3、 文档的查看<br>
1） 处于"草稿"状态的文档只有创建人、文档所有者可以查看；<br>
2） 处于"打开"状态的文档只有创建人、文档所有者、文档审批流程的当前节点操作者可以查看；<br>
3） 处于"正常"状态的文档创建人、文档所有者、共享人可以查看；<br>
4） 处于"退回"状态的文档只有创建人、文档所有者可以查看；<br>
5） 处于"归档"状态的文档创建人、文档所有者、共享人可以查看，"归档"状态的文档只有文档管理员重新打开后；</p>
<p>4、 文档的编辑<br>
1） 处于"草稿"状态的文档创建人、文档所有者可以编辑；<br>
2） 处于"打开"状态的文档，只有文档审批流程的节点中具有编辑权限的操作者可以编辑；<br>
3） 处于"正常"状态的文档编辑有两种情况：<br>
? 一种是需要通过审批的文档只有文档的创建人，所有者重新打开后才能编辑；<br>
? 一种是不需要审批的文档创建人、文档所有者、具有编辑权限的共享人可以直接编辑；<br>
4） 处于"退回"状态的文档创建人、文档所有人可以编辑；<br>
5） 处于"归档"状态的文档只有文档管理员可以将文档重载，重载后的文档处于"正常"状态，文档的创建人、文档所有者可以重新打开，打开后创建人、文档所有者可以编辑；</p>
<p>5、 文档的操作<br>
1） 在新建文档时对文档操作有"保存"、"草稿"、"预览"等功能按钮；<br>
2） 在文档创建完后点击"保存"时有两种状态：<br>
? 如果这篇文档需要审批的，系统将会启动文档审批流程到审批人，在这篇文档审批流程完成前是处于"打开"状态 ，当文档的审批流程完成后将处于"正常"状态，当文档被退回后处于"退回"状态；<br>
? 如果这篇文档不需要审批，保存后将处于"正常"状态；<br>
3） 在文档创建完后点击"草稿"时新建的文档处于"草稿"状态；<br>
4） 文档管理员可以将正常状态的文档归档，在归档时文档管理员需要对文档进行编号，编号后的文档处于"归档"状态</p>
<p>6、 知识模块使用规范</p>
<p>文档知识模块是整个公司的知识汇集之地，希望所有的同事能把自己的工作文档积极放到系统中去，在创建文档的时候希望能仔细考虑你的文档正确放置位置：
<br>
· 目标：积累公司知识，共享公司知识，让在e-cology上能找到大家需要的文件和知识。<br>
· 文档命名规则：所有文档标题的命名必须要能表达这个文档的中心思想，当别人看到你的标题时候能大体知道这个文档需要表达内容。<br>
· 附件命名规则：所有附件的命名同样要能表达这个附件的中心思想，当同事查看到你的附件时候能大体知道这个附件所包含的内容。<br>
· 文档的安全控制：对于不同的文档你可以设置不同的安全级别。一般系统默认的最低安全级别为10，10级别就是系统所有的人都是可以看到的文档，当你希望这个文档只是一个部门内的员工看到的话，请在新建一篇文档的时候采用"共享"给本部门，如果你是希望给某一特点的用户看到，你就可以"共享"给你想要让他/她看到的人。以下为公司内部安全级别的划分：<br>
</p>
<p>· 文档的分类创建：所有的文档目录都是按照每一个部门的相关业务划分的，你无权进入创建的文档目录应该不属于你管理的目录。<br>
· 如果你这篇文档只希望让本部门的员工看到，请在共享中选择"部门"</p>
<p>· 有关的知识结构请参见我们e-cology上，请按照相应的目录结构上传文件或发表文章，看到好的文章，有关生活娱乐资讯，市场部的各种投标方案，产品开发部的相关研究开发，项目部的所有实施方案，集团管理委员会的各类管理文档，还有对扬子江药业的建议和意见请都放到我们的知识管理系统中。</p>
<p>· 上传文件的命名规则：<br>
（1）标题：让别人能查询到这个文件，所以一定要把这个文件的基本属性写星期。举例：如果我现在要上传一个文件，而这个文件我是一个偏差分析报告，那它的标题应该是：<br>
</p>
<p align="center"><img src="../img/images/doc_wev8.gif" width="491" height="176">
</p>
<p></p>
<p><br>
</p>
<p>· 你的工作心得和工作经营，和对每个主题的看到的好文章，请往系统中添加。<br>
· 如果你新建的文档与什么客户，项目，人力资源有关的，请一定要和这个客户，和这个项目，和相关人力资源关联起来，增加系统的协同性。</p>
<p></p>
<p></p>
<p><b>二、 客户管理模块使用需注意事项</b><br>
1、 填写客户信息必须要填写的内容及需要注意的问题<br>
一般（栏）<br>
公司名称(name)：一定要这个客户的全称如果有英文名字的请写在里面。<br>
举例：我要添加一个客户是惠普。那应该这样填写 <br>
</p>
<p align="center"><img src="../img/images/doc1_wev8.gif" width="436" height="122">
</p>
<p></p>
<p>地址（address）:填写客户的详细邮政地址。<br>
城市（city）:<font color="#FF0000">写城市名称，请尽量选择好所在的城市；</font><br>
国家（第三个）<font color="#FF0000">（county）：请尽量选择好所在的省份；</font><br>
电话(telephone): <font color="#FF0000">区号＋号码＋分机号， （021-68762323-1007）</font><br>
电子邮件(email)：<font color="#FF0000">公司的邮件地址或主要联系人的邮件地址，contact@weaver.com.cn
</font><br>
网站（website）:<font color="#FF0000">例：www.weaver.com.cn (不要http://)</font></p>
<p>联系人（栏）<br>
称呼：选取，<br>
姓：填写这个人的姓<br>
名：填写这个人的名<br>
工作头衔：填写这个人的职位<br>
办公室电话：填写这个人的办公电话<br>
移动电话：填写这个人的手机号<br>
</p>
<p><br>
分类信息（栏）<br>
新建的客户为"无效客户" 系统自动提醒创建人的经理，当经理批准后变成"基础客 <br>
户"<br>
基础客户分级（rating）：及时准确的做好客户的分级工作，有利于提高客户管理的整体效率<br>
"1":从来没有联系过的客户资料（或者是公司新分配需要联系的客户资料，或者新建的客户资料）。<br>
"2":初次联系过，初步了解客户公司的业务泛围，服务等相关信息。<br>
"3":有一定潜在可能，但不明确的。<br>
"4": 深入接触，并且已经在探讨需求。<br>
"5":正在研究相关的合作方案。<br>
"6":已经开始讨论合同条款细项。<br>
"7":已经签订合同的客户<br>
以上都是基础客户大类中的小分类<br>
如果这个客户已经到了"7"级别，系统将通知客户负责人的经理，然后由经理把它变成"潜在客户(prospect)"，</p>
<p>2、 联系情况:需要填写的内容<br>
1) 这个客户的简单介绍资料：公司的简介、业务范围，公司的经营情况，这个公司和其他同行业的对比<br>
2) 联系情况（客户主动和我们联系以及我们和客户联系）：电话联系及联系的情况，上门拜访及拜访得到的信息情况，现在和客户的联系情况，以及客户的产品信息报价信息。
<br>
3) 以及给这个客户写过的所有email内容。<br>
4) 主要目标是：其他同事、上级经理能够及时详细的了解到他们应该了解到的客户详细信息</p>
<p> 3、 注意事项<br>
1) 点击新建客户按钮时系统会先查找客户名类似的客户，请在点击新建客户按钮后的页面中只需要填写客户名的关键字，以便系统查找类似客户，而在客户卡片中需要填写详细的客户名<br>
2) 在新建客户时请尽量把客户分类信息中的"类型、描述、规模、获得途径、行业"等信息填写准确，以方便今后对客户的统计和查找<br>
3) 当客户有多个联系人时请在联系人栏中添加<br>
4) 系统默认的客户共享级别为创建人和审批人，当你需要其他人查看客户信息时请在共享设置中添加</p>
<p><b>三、 流程管理模块使用需注意事项</b><br>
a.工作流程管理使用规范最重要的是大家应该把所有联络工作都搬到系统上进行。<br>
b.时时的检查你的"待办事宜"，有没有需要执行的任务和需要批准的事件，如果有请马上处理掉。请使用系统完成以下各类工作流程：<br>
c.注意：在工作流程中尽量把你想要表达的意思表达清楚，以免工作流的下一个节点产生歧义；</p>
<p><br>
<b>四、 项目管理模块使用需注意事项</b><br>
a. 建议刚创建项目的时候应该把"成员不可见"选项选中，这样可以让你在创建项目的时候其它任何人都不能看到这个项目； <br>
b. 当项目大纲确立以后，你应该通知项目任务的相关负责人对自己负责的任务的确认；<br>
c. 所有项目的任务必须把与此项目相关的文档和人员加入；<br>
d. 作为项目经理应该及时把项目当前的任务安排保存为一个计划版本；<br>
e. 尽量将与这个项目有关的人员，文档，客户，流程与这个项目关联起来，保证系统的协同性；</p>
<p><br>
<b>五、 会议管理模块使用需注意事项</b><br>
a. 当您登陆系统在首页"工作提醒"中看到有会议安排时，表明有一个会议需要你参加，请点击进去，填好你的会议回执（是否能参加会议、到达时间等信息）；<br>
b. 会议的召集人是整个会议的批准人，如果这类会议模板已经设定了相应的批准人，那么批准人和召集人对这个会议都有批准的权利； <br>
c. 会议的议题有公开与不公开之分，公开的议题这个会议的所有参与人员都有权利看到这个议题；不公开时只有相关人员才可以看到；<br>
d. 当这个会议被批准以后，系统将通知每一位参会人员并通知会议服务人员；<br>
e. 会议的决议在提交以后就不能再修改了，同时系统就进入决议的督办的状态；</p>
<p><b>六、 资产管理模块使用需注意事项</b><br>
a. 使公司所有的资产（广义的资产）都在系统上能找到； <br>
b. 在个人工作区域的资产管理旁的新建图标是新建资产资料，只有资产管理员可以新建；</p>
<p>c. 资产资料和资产的区别，资产资料是资产基本信息的记录，资产是指具体的资产，每一种资产都会对应一个资产资料（如：IBMT23笔记本电脑是一个资产资料，编号为A0102000001的IBMT23笔记本电脑是一个具体的资产），有资产一定会有资产资料和它对应，但有资产资料不一定有资产；</p>
<p><b>七、 人力资源模块使用需注意事项</b><br>
1. 请人力资源部的相关人员把公司内员工档案填写完整；<br>
2. 安全级别是系统中对于权限的控制（1－100）级别越高，能查看的信息越多<br>
<br>
<br>
</p>
</td>
<td valign="top" class=text bgcolor="#FF0000" width="1"></td>
<td valign="top" width="250" class=text>
<ul>
<li><a href="intro.htm">系统整体介绍</a></li>
<ul>
<li><a href="intro0101.htm">主界面区域分布</a></li>
<li><a href="intro0102%20.htm">个人工作区域说明</a></li>
<li><a href="intro0103%20.htm">各功能模块说明</a></li>
</ul>
<li> <a href="sysright.htm">系统权限角色维护</a>
<ul>
<li> <a href="sysright01.htm">维护权限组</a></li>
<li> <a href="sysright02.htm">维护角色</a> </li>
<li><a href="sysright03.htm"> 维护权限角色</a> </li>
<li> <a href="sysright04.htm">维护角色人员</a><br>
</li>
</ul>
</li>
<li><a href="introall%20.htm">系统使用规范</a></li>
<li><a href="sys.htm">系统安装</a></li>
</ul>
</td>
</tr>
</table>
</body>
</html>